Krajský úřad stěhoval matriční spisovnu, uchová listiny po dobu 100 let

Krajské úřady mají dle zákona o matrikách povinnost uchovávat a průběžně aktualizovat listinný materiál (tzv. sbírky listin), na základě kterého provádějí matriční úřady obcí s rozšířenou působností zápisy do matričních knih po zákonem stanovenou dobu.

Listiny sloužící jako podklady k zápisu narození se u krajských úřadů uchovávají po dobu 100 let, podkladové listiny k zápisu uzavření manželství a úmrtí po dobu 75 let. Navíc pak jsou u krajských úřadů uchovávány tzv. druhopisy matričních knih (jednoduše řečeno opsané matriční knihy) z let 1950 – 1958 a někdy dokonce matriční knihy starší.

„Smyslem uchovávání těchto listin a matričních knih je zabezpečení údajů v nich uvedených pro případy, že by se matriční knihy uložené u jednotlivých matričních úřadů nenávratně poškodily a nebylo by tak možné s nimi nadále pracovat a vydávat podle nich matriční doklady. V takovém případě by se poškozené matriční knihy obnovily právě z listinného materiálu uloženého u krajských úřadů,“ vysvětlila Jaroslava Ježková, vedoucí oddělení matrik a státního občanství, Správní odbor KÚ LK.

Liberecký kraj má podle ní ve svém obvodu deset obcí s rozšířenou působností, všechny tyto jsou matričním úřadem. Krajský úřad libereckého kraje tak uchovává listinný materiál a druhopisy matričních knih z deseti matričních úřadů, a to od roku 1950, kdy bylo vedení matričních knih odebráno jednotlivým církvím a předáno státu, tedy matričním úřadům.

Po skončení úložní doby jsou listinný materiál a matriční knihy z krajských úřadů předávány do příslušných oblastních archivů.

„K dnešnímu dni liberecký krajský úřad uchovává celkem 2735 krabic sbírek listin a 1634 kusů druhopisů matričních knih. Každým rokem do krajské matriční spisovny přibývá dalších přibližně 150 krabic s archivním materiálem – sbírkami listin,“ připomněla Alena Pohlová, metodička matrik a státního občanství, správní odbor KÚ LK.

Jak prozradila, poprvé bude tento archivní materiál předáván Státnímu oblastnímu archivu v Litoměřicích v roce 2035, a to sbírky manželství a úmrtí z roku 1959. Do té doby však do archivu přibude neuvěřitelných 3300 dalších krabic sbírek listin.

S ohledem na tento neustálý nárůst archivního materiálu, se kterým úzce souvisí velké požadavky na prostor v matriční spisovně, se Krajský úřad Libereckého kraje dostal do situace, kdy stávající prostory matriční spisovny již naprosto nedostačovaly. Proto bylo nutné provést zásadní přestavbu stávající spisovny krajského úřadu a tím zajistit nové prostory pro matriční spisovnu.

„Na jaře letošního roku byly nové prostory předány k užívání oddělení matrik a státního občanství správního odboru krajského úřadu. Samotnému užívání nové matriční spisovny, však předcházela ještě celá řada příprav a především samotné stěhování matričních knih a sbírek listin, na kterém se vedle pracovnic oddělení podíleli hlavně zaměstnanci z hospodářské správy odboru kanceláře ředitele. Samotné stěhování probíhalo ve dvou dnech, kdy každá archivní krabice a matriční kniha prošla rukama několika osob, než se dostala na to správné – nové místo,“ pospala Jaroslava Ježková.